DİJİTAL ARŞİV NEDİR ?
Dijital Arşiv Uygulamasından bahsederken öncelikle “dijitalleştirme” ve “sayısallaştırma” arasındaki farkları bilmemiz gerekir. Çünkü Dijital Arşiv denilen yapı bir dijitalleştirme teknolojisidir.
DİJİTAL ARŞİV İŞ SÜREÇLERİ
Ön Çalışma Aşaması
Projenin yürütülmesi ve başarıya ulaşması; Kurum hedeflerinin belirlenmesi, bütçenin ve sürecin belirlenmesi için doğru bir Analiz ve Planlama çalışması yapılmalıdır.
Fiziksel Düzenleme / Ayrıştırma
Evraklar toplu iğne, zımba teli vb. materyallerden ayrıştırılarak, yırtık ve kırışmış evraklar onarılarak taramaya hazır hale getirilmektedir.
Fiziksel Düzenleme / Barkodlama
Dosya veya belge bazlı barkodlama yapılabilir. İstendiği takdirde barkodun üzerine departman, konu vb. bilgiler barkod numarası olarak verilebilir.
Elektronik Ortama Aktarma / Tarama
Tüm evraklar; EBYS standartlarına uygun bir şekilde 300 dpi çözünürlükte ve tiff vb. formatlarda taranarak elektronik ortama aktarılır.
Adlandırma / İndeksleme
Taraması tamamlanan evraklar; önceden kurum ihtiyaç ve isterleri doğrultusunda belirlenen belge tipi ve indeks alanları dikkate alınarak, kolay erişimin sağlanabilmesi için adlandırma/indeksleme yapılır.
Fiziksel Düzenleme / Toplama
Taraması tamamlanan evraklar; son fiziksel düzenleme ekibi tarafından asli düzenine uygun olarak düzgün bir şekilde klasörlere yerleştirilir.
Fiziksel Düzenleme / Kutulama
Düzenlemesi tamamlanan klasörler; son fiziksel düzenleme ekibi tarafından asli düzenine uygun olarak, düzgün bir şekilde kutulara yerleştirilir ve barkodlanarak kayıt altına alınır.
Fiziksel Arşiv Düzenleme
Barkodlanan kutular; Fiziksel Arşiv Takip Sistemi ile kayıt altına alınarak raflara yerleştirilir. İhtiyaç dahilinde el terminali vasıtası ile kolaylıkla bulunur.
Personel Eğitimi
Kurum personeline gerekli eğitimler verildikten sonra iş teslimi yapılır.
GÜNCEL HABERLER
DİJİTALLEŞME VE YAPAY ZEKA Yeni tip koronavirüs (Kovid-19) salgını toplumsal yaşamda hızlı bir dönüşüme neden olurken, sanal ve dijital uygulamalara geçişi de hızlandırdı. Yeni tip...
Arşiv Mekânlarının fiziki özellikleriyle ilgili olarak TSE tarafından yayımlanan 12. 10. 2006 tarih ve 13212 sayılı standarda göre bir arşiv mekânının Yapı ve İç Donanım...
DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1– (1) Bu Yönetmeliğin amacı; kamu kurum ve kuruluşlarınıniş ve işlemleri...
YÖNETMELİK İçişleri Bakanlığından:İÇİŞLERİ BAKANLIĞI MERKEZ VE TAŞRA TEŞKİLATIARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİBİRİNCİ BÖLÜMAmaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Bakanlığın merkez ve taşra birimleri...
REFERANSLARIMIZ
GÜNCELLENMEKTEDİR.